W dniu 21 lutego 2025 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację indywidualną o sygn. 0111-KDIB1-3.4010.800.2024.2.PC. Uznał w niej za prawidłowe stanowisko podatnika – spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – w zakresie możliwości skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej (ulgi B+R) na podstawie art. 18d ustawy o CIT. Organ potwierdził, że realizowane przez spółkę działania stanowią działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu ustawy, że sposób prowadzenia ewidencji kosztów w pliku pomocniczym jest wystarczający, a stosowany model rozliczeń nie wyklucza prawa do odliczenia kosztów kwalifikowanych.
Stan faktyczny – przesłanki uznania za działalność badawczo-rozwojową
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce jest członkiem międzynarodowej grupy kapitałowej. Prowadzi działalność w zakresie tworzenia i rozwoju innowacyjnych rozwiązań technologicznych, w tym systemów telekomunikacyjnych, oprogramowania oraz komponentów do urządzeń elektronicznych. Realizowane przez nią projekty obejmują m.in. rozwój systemów komunikacji głosowej, aplikacji opartych na protokołach sieciowych, chmurze, Bluetooth oraz rozwiązaniach z zakresu cyberbezpieczeństwa.
Prace badawczo-rozwojowe są prowadzone w sposób systematyczny, uporządkowany i metodyczny – zgodnie z nowoczesnymi metodykami zarządzania projektami informatycznymi. Obejmują zarówno projektowanie architektury rozwiązań, testowanie prototypów, jak i rozwój oraz ocenę przydatności nowych technologii. Spółka podkreśliła, że nie kwalifikuje do prac B+R działań rutynowych, jak bieżące utrzymanie systemów czy aktualizacje po wdrożeniu produktu.
W celu prowadzenia ewidencji działalności badawczo-rozwojowej spółka wykorzystuje narzędzia informatyczne, które pozwalają śledzić projekty, przypisywać pracowników do konkretnych zadań oraz określać ich zaangażowanie czasowe. Dane te są następnie gromadzone i zestawiane w pomocniczym pliku Excel, co pozwala jednoznacznie wyodrębnić koszty kwalifikowane. Dodatkowo spółka prowadzi pełne księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Wynagrodzenie za prace badawczo-rozwojowe świadczone na rzecz innych spółek z grupy jest ustalane na zasadzie kosztów powiększonych o rynkowy narzut zysku (model „cost plus”). Spółka nie otrzymuje żadnego zwrotu kosztów kwalifikowanych w rozumieniu art. 18d ust. 5 ustawy o CIT i nie korzysta z żadnych innych ulg wyłączających możliwość stosowania ulgi B+R.
Stanowisko Wnioskodawcy – definicja działalności badawczo-rozwojowej
Spółka uznała, że prowadzona przez nią działalność spełnia wszystkie ustawowe przesłanki uznania jej za działalność badawczo-rozwojową, ponieważ jest twórcza, systematyczna, oparta na planie i zmierza do pozyskania nowej wiedzy lub stworzenia nowych zastosowań. Zdaniem spółki prowadzona w Excelu ewidencja kosztów kwalifikowanych spełnia wymogi określone w art. 9 ust. 1b ustawy o CIT, ponieważ pozwala wyodrębnić wydatki ponoszone na prace B+R i powiązać je z księgami rachunkowymi.
Dodatkowo spółka argumentowała, że sposób kalkulacji wynagrodzenia w modelu kosztowym z narzutem zysku nie stanowi „zwrotu kosztów” w rozumieniu przepisów podatkowych. Spółka nie otrzymuje bowiem bezpośredniego zwrotu wydatków od klienta ani nie refakturuje ich. Otrzymuje wynagrodzenie za świadczenie usług o określonej wartości. Taka forma rozliczenia nie eliminuje prawa do skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej.
Stanowisko organu
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podzielił stanowisko spółki. W interpretacji potwierdzono, że działalność opisana we wniosku spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 4a pkt 26 i 28 ustawy o CIT. W ocenie organu spółka wykazała, że prowadzi działalność twórczą w sposób uporządkowany i metodyczny, a jej działania zmierzają do stworzenia nowych rozwiązań technologicznych. Organ zaakceptował również stosowaną przez spółkę metodę ewidencjonowania kosztów w pliku Excel jako wystarczającą, o ile możliwe jest powiązanie tych danych z zapisami w księgach rachunkowych.
W odniesieniu do sposobu rozliczeń potwierdzono, że model „cost plus” nie stanowi zwrotu kosztów kwalifikowanych w rozumieniu art. 18d ust. 5 ustawy o CIT, co nie wyklucza możliwości skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej. Skoro spółka otrzymuje wynagrodzenie za usługi, a nie dokonuje refakturowania kosztów, to zachowuje prawo do odliczenia.
Podsumowanie
Interpretacja indywidualna potwierdza, że spółka prowadząca działalność badawczo- rozwojową w ramach grupy kapitałowej, która rozlicza się w modelu „cost plus” i prowadzi ewidencję kosztów kwalifikowanych w sposób pozwalający na ich jednoznaczną identyfikację, może korzystać z ulgi badawczo-rozwojowej. Potwierdzono również, że sam fakt komercjalizacji rezultatów prac B+R lub ich sprzedaży do podmiotów powiązanych nie stanowi przeszkody do skorzystania z ulgi, o ile nie dochodzi do zwrotu kosztów kwalifikowanych. Interpretacja ta wpisuje się w korzystną linię orzeczniczą i daje istotne wsparcie podatnikom planującym rozliczenie ulgi w warunkach świadczenia usług dla podmiotów z grupy.
Autor: Alicja Karczmarska – Tax Assistant
