W dniu 21 stycznia 2026 r. Dyrektor KIS wydał interpretację indywidualną o sygnaturze 0111-KDIB1-1.4010.617.2025.1.RH dotyczącą ustalenia, czy podatnikowi będzie przysługiwało prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów wynikających z faktur zakupowych, które nie zostaną otrzymane przez podatnika w formie faktur ustrukturyzowanych, tj. zostaną wystawione niezgodnie z przepisami KSeF.
Stan faktyczny
W analizowanym stanie faktycznym, w związku z przygotowaniem do wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), Wnioskodawca przewiduje, że po 1 lutego 2026 r., a tym bardziej po 1 kwietnia 2026 r., może dochodzić do sytuacji, w których kontrahenci – pomimo ciążącego na nich obowiązku – będą wystawiać faktury poza KSeF, tj. w formie papierowej lub jako „zwykłe” faktury elektroniczne.
Wnioskodawca podkreślił, że otrzymywane przez niego faktury (dalej: „Faktury Zakupowe”) będą dokumentować rzeczywiste transakcje gospodarcze, dotyczyć nabycia towarów i usług związanych z działalnością opodatkowaną Wnioskodawcy, nie będą wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz spełniać będą wymogi formalne przewidziane w ustawie o VAT. Jedyną nieprawidłowością miałby być brak ich wystawienia w formie faktur ustrukturyzowanych.
Stanowisko Wnioskodawcy
Zdaniem Wnioskodawcy, fakt wystawienia faktury z naruszeniem art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, tj. poza KSeF, nie powinien automatycznie pozbawiać go prawa do zaliczenia wydatku wynikającego z tej faktury do kosztów uzyskania przychodów.
Wnioskodawca wskazał, że przepisy ustawy o CIT nie uzależniają możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych od tego, czy faktura została wystawiona w KSeF. Kluczowe znaczenie ma spełnienie przesłanek określonych w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w szczególności:
- faktyczne poniesienie wydatku w celu osiągnięcia lub zabezpieczania źródła przychodów,
- definitywny charakter wydatku,
- związek z działalnością gospodarczą,
- prawidłowe udokumentowanie,
- wydatek nie znajduje się w katalogu wyłączeń przewidzianych w art. 16 ust.1 ustawy o CIT.
Jak argumentuje Wnioskodawca, skoro Faktury Zakupowe będą dokumentować rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, będą formalnie poprawne nie będą dotyczyć kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów, to naruszenie obowiązku KSeF przez wystawcę faktury nie może obciążać nabywcy na gruncie rozliczenia CIT.
Stanowisko organu podatkowego
Dyrektor KIS w pełni podzielił stanowisko Wnioskodawcy, uznając je za prawidłowe.
Organ podatkowy wskazał, że wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT. Przepisy tej ustawy nie zawierają regulacji, które ograniczałyby możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi poza KSeF, nawet jeżeli obowiązek ich wystawienia w tym systemie już obowiązuje.
Podkreślono, że na gruncie podatku dochodowego faktura – niezależnie od jej formy – stanowi podstawowy dowód poniesienia kosztu, o ile dokumentuje rzeczywistą transakcję gospodarczą i spełnia wymogi formalne. Decydujące znaczenie ma rzeczywisty przebieg zdarzenia gospodarczego oraz spełnienie przesłanek wynikających z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, a nie techniczny sposób wystawienia dokumentu.
W konsekwencji organ uznał, że otrzymanie przez podatnika faktury papierowej lub elektronicznej, wystawionej z naruszeniem obowiązku KSeF, nie pozbawia go prawa do zaliczenia wydatku wynikającego z tej faktury do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełnione są pozostałe warunki ustawowe.
Konkluzja
Interpretacja Dyrektora KIS ma duże znaczenie praktyczne, zwłaszcza w pierwszym okresie obowiązywania KSeF. Pokazuje bowiem, że błędy kontrahentów w zakresie KSeF nie muszą automatycznie skutkować negatywnymi konsekwencjami podatkowymi po stronie nabywcy w CIT.
Dla podatników oznacza to, że w okresie wdrażania obowiązkowego KSeF – gdy ryzyko nieprawidłowo wystawionych faktur jest realne – wciąż możliwe będzie bezpieczne rozliczanie kosztów podatkowych, o ile transakcje są rzeczywiste, gospodarczo uzasadnione i spełniają przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Autor: Małgorzata Karbowiak, Doradca podatkowy nr 11 758
