Wydawać się może, że oświadczenie WH-OSC to prosty sposób umożliwiający płatnikom zastosowanie preferencyjnej stawki lub zwolnienia w podatku u źródła.
Oświadczenie WH-OSC to oświadczenie uprawniające do zastosowania preferencyjnych zasad opodatkowania do wypłat lub dalszych wypłat w podatku u źródła, dzięki któremu przy niektórych rodzajach płatności (dywidendy, odsetki, należności licencyjne) na rzecz jednego odbiorcy przekraczających 2 000 000 PLN w ciągu roku podatkowego nie powstanie obowiązek pobierania podatku u źródła w stawce podstawowej.
W rzeczywistości złożenie oświadczenia często okazuje się dla płatników kwestią problematyczną.
Pierwotne oświadczenie WH-OSC składa się w terminie do ostatniego dnia drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym płatności dokonywane na rzecz podmiotu powiązanego przekroczyły wartość 2 000 000 PLN. Płatnicy podatku u źródła, którzy po złożeniu pierwotnego oświadczenia WH-OSC kontynuowali wypłaty należności bez poboru podatku u źródła lub przy zastosowaniu obniżonej stawki powinni złożyć następcze oświadczenie WH-OSC. Oświadczenie następcze należy złożyć w terminie do ostatniego dnia pierwszego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego płatnika. W oświadczeniach pierwotnych wskazywana jest nadwyżka powyżej limitu 2 000 000 PLN, natomiast w oświadczeniach następczych wykazywane są dalsze wypłaty.
Składając oświadczeniu WH-OSC płatnik potwierdza, że:
- posiada dokumenty wymagane do zastosowania niższej stawki WHT albo zwolnienia lub niepobrania WHT, wynikających z przepisów szczególnych lub UPO,
- przeprowadził weryfikację, po której przeprowadzeniu nie posiada wiedzy uzasadniającej przypuszczenie, że istnieją okoliczności wykluczające możliwość zastosowania preferencji w WHT.
Ponadto, przed złożeniem oświadczenia WH-OSC płatnik powinien zgromadzić komplet dokumentów potwierdzających dochowanie należytej staranności, między innymi poprzez weryfikację rzeczywistego odbiorcy należności (przykładowo: aktualny certyfikat rezydencji podatnika z tłumaczeniem na język polski; wyciąg z rejestru handlowego podatnika; oświadczenia podatnika zgodnie z art. 28b ust. 4 pkt 4-6 uCIT).
Oświadczenie WH-OSC składa się wyłącznie w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu interaktywnego e-formularza dostępnego na stronie Ministerstwa Finansów.
Oświadczenie składa kierownik jednostki w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, a w przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy – wyznaczona osoba wchodząca w skład tego organu. W przypadku złożenia oświadczenia WH-OSC przez pełnomocnika lub prokurenta będzie ono nieskuteczne.
Jak wskazuje Lubelski Urząd Skarbowy – w certyfikacie osoby podpisującej dokument elektroniczny WH-OSC wymaganym atrybutem jest PESEL. Pozwala to na automatyczną weryfikację w usłudze wysłania dokumentu przez e –Deklaracje. Niezbędne jest więc posiadanie certyfikowanego podpisu elektronicznego.
Co istotne, płatnicy chcąc złożyć oświadczenie powinni odpowiednio wcześniej złożyć pełnomocnictwo na formularzu UPL-1 (obowiązek ten dotyczy również jednoosobowych zarządów).
Autor: Magdalena Świątkiewicz – Senior Tax Consultant
e-mail: mswiatkiewicz@ict.org.pl, tel.: (+48) 535 855 263
