Grupowa dokumentacja cen transferowych (ang. master file) to kluczowy dokument, który przedstawia działalność grupy kapitałowej z perspektywy podatkowej i finansowej. W skład tej dokumentacji wchodzą szczegółowe informacje dotyczące struktury grupy, wartości niematerialnych i prawnych, istotnych transakcji finansowych oraz danych finansowych i podatkowych. Termin na przygotowanie dokumentacji grupowej upływa w ciągu dwunastu miesięcy od zakończenia roku podatkowego.

Dokumentacja grupowa cen transferowych według Wytycznych OECD

Podział dokumentacji cen transferowych

Wytyczne OECD zalecają trójstopniowy podział dokumentacji cen transferowych, który obejmuje:

1. Master file – dokumentacja grupowa, zawierająca kluczowe informacje o działalności grupy przedsiębiorstw międzynarodowych.
2. Local file – dokumentacja lokalna, szczegółowo opisująca konkretne transakcje podatnika.
3. Country-by-Country Report – raport według krajów, zawierający informacje o przychodach, zyskach, podatkach i działalności w poszczególnych państwach.

Charakterystyka dokumentacji grupowej

Zgodnie z punktem 5.18 Wytycznych OECD, master file powinien być przeglądowym dokumentem, zawierającym:

• opis działalności gospodarczej grupy, uwzględniający jej międzynarodowy charakter;
• ogólną politykę cen transferowych;
• informacje o globalnych operacjach, w tym o warunkach ekonomicznych i alokacji dochodu.

Dokumentacja ta w odróżnieniu od lokalnej dokumentacji cen transferowych – zamiast skupiać się na szczegółowych transakcjach, dostarcza kompleksowego obrazu działalności grupy na poziomie globalnym. Celem dokumentacji grupowej jest umożliwienie administracji podatkowej oceny przedsiębiorstwa wielonarodowego w kontekście gospodarczym, prawnym i podatkowym.

Obowiązek przygotowania grupowej dokumentacji cen transferowych

W polskich przepisach obowiązek sporządzania grupowej dokumentacji cen transferowych został wprowadzony w nawiązaniu do Wytycznych OECD. Przepisy te zostały uregulowane w art. 11p Ustawy CIT, która weszła w życie 1 stycznia 2019 roku na mocy Ustawy z dnia 23 października 2018 r.

Zgodnie z art. 11p ust. 1 Ustawy CIT, podmioty powiązane, które sporządzają lokalną dokumentację cen transferowych, muszą dołączyć do niej grupową dokumentację cen transferowych, jeżeli spełnione są poniższe warunki:

1. Należą do grupy kapitałowej, dla której sporządzane jest skonsolidowane sprawozdanie finansowe.
2. Skonsolidowane przychody grupy w poprzednim roku obrotowym przekroczyły równowartość 200 000 000 zł.

Dokumentacja grupowa musi być sporządzona za rok obrotowy w terminie do 12 miesięcy od zakończenia roku podatkowego.

Przesłanki wymagane do sporządzenia grupowej dokumentacji

Aby dany podmiot powiązany był zobligowany do przygotowania grupowej dokumentacji cen transferowych, muszą być spełnione następujące warunki:

1. Członkostwo w grupie kapitałowej z konsolidacją sprawozdań finansowych
   Podmiot powiązany musi należeć do grupy kapitałowej, dla której przygotowywane jest skonsolidowane sprawozdanie finansowe metodą pełną lub proporcjonalną. Konsolidacja ta polega na sumowaniu odpowiednich pozycji w sprawozdaniach finansowych jednostki dominującej i jednostek zależnych, z uwzględnieniem wymaganych korekt i wyłączeń. Podmioty konsolidowane metodą praw własności nie są uwzględniane.
2. Próg istotności przychodów
   Skonsolidowane przychody grupy kapitałowej muszą przekraczać równowartość 200 000 000 zł w poprzednim roku obrotowym. Jeżeli przychody grupy są wyrażone w walucie obcej, należy je przeliczyć na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedniego roku obrotowego.
3. Sporządzenie Master file
   Obowiązek przygotowania dokumentacji grupowej dotyczy wyłącznie podmiotów powiązanych, które są zobowiązane do sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych.

Terminy dotyczące przygotowania dokumentacji cen transferowych

W celu ograniczenia obciążeń związanych z obowiązkami dokumentacyjnymi dotyczącymi cen transferowych, wprowadzono możliwość sporządzenia dokumentacji grupowej przez inny podmiot z tej samej grupy kapitałowej, także w języku angielskim. Dzięki temu rozwiązaniu, firmy mogą korzystać z dokumentacji przygotowanej przez jednostkę dominującą, co pozwala na redukcję nakładów finansowych i pracy związanych z opracowaniem master file.

Jednakże, jeśli dokumentacja grupowa jest sporządzona w języku angielskim, polskie organy podatkowe mają prawo zażądać jej tłumaczenia na język polski. Podatnik ma wówczas 30 dni od momentu otrzymania wezwania na przedstawienie dokumentacji w wersji polskojęzycznej.

Z uwagi na różne wymogi regulacyjne w innych krajach, podmioty powiązane działające w Polsce powinny szczegółowo zweryfikować dokumentację otrzymaną od grupy kapitałowej, by upewnić się, że jest zgodna z krajowymi przepisami i spełnia wymogi kompletności.

Elementy dokumentacji grupowej

Skład dokumentacji według przepisów krajowych

Zgodnie z art. 11q ust. 2 ustawy CIT, master file powinien zawierać:

• Opis grupy kapitałowej, w tym strukturę organizacyjną, najważniejsze umowy i politykę cen transferowych.
• Informacje o wartościach niematerialnych i prawnych, takie jak strategia ich wykorzystania, umowy związane z ich własnością oraz wynagrodzenie z tytułu korzystania z tych wartości.
• Opis transakcji finansowych, w tym sposoby finansowania działalności grupy oraz informacje o umowach finansowych.
• Informacje finansowe i podatkowe, takie jak skonsolidowane sprawozdania finansowe oraz porozumienia dotyczące cen transferowych.

Zestawienie elementów grupowej dokumentacji cen transferowych zgodnie z Wytycznymi OECD oraz przepisami krajowymi

W przypadku pojawienia się pytań lub wątpliwości, serdecznie zapraszamy do kontaktu.

Autor: Marta Kiryczuk (w: „Ceny transferowe. Praktyczny przewodnik. 10 skutecznych kroków raportowania transakcji z podmiotami powiązanymi”, red. nauk. Jarosław F. Mika, Wolters Kluwer Polska, Warszawa, 2024)