„Po zmianach nie raportujemy już schematów krajowych” – to ważna informacja, ale niewystarczająca do zamknięcia całego rejestru spraw MDR. Przy uzgodnieniach rozpoczętych przed 1 października 2026 r. trzeba oddzielić zgłoszenie schematu od informacji o jego stosowaniu oraz ustalić, jaki przepis przejściowy dotyczy konkretnego obowiązku.

Przepisy przejściowe MDR w 2026 r. wymagają przeglądu dat, ról uczestników i wcześniejszych zgłoszeń. Dla firmy najważniejszym rezultatem takiego przeglądu powinna być lista rozstrzygnięć: którą sprawę można zamknąć, którą trzeba uzupełnić, a która wymaga dalszej analizy.

Zmiana przepisów nie zastępuje analizy otwartych spraw

Nowelizacja z 29 maja 2026 r. ograniczyła raportowanie do schematów transgranicznych. Zasadnicza część zmian weszła w życie 1 października 2026 r.; tego dnia uruchomiono także nową wersję systemu MDR [1][2].

W praktyce rejestr może jednak zawierać bardzo różne pozycje: uzgodnienie dopiero analizowane, schemat zgłoszony z nadanym NSP, niewykonany obowiązek informacyjny albo działania kontynuowane po zmianie prawa. Wspólna etykieta „MDR 2026” nie pozwala potraktować ich jednakowo.

W pierwszym kroku warto przypisać każdej pozycji konkretny przedmiot oceny. Czy chodzi o to, że schematu jeszcze nie zgłoszono? Czy spółka zastanawia się nad informacją o jego stosowaniu? Czy problemem jest zmiana obowiązków zewnętrznego doradcy? Dopiero tak opisane pytanie można odnieść do właściwej regulacji.

Art. 26 – kiedy nie składa się informacji o stosowaniu schematu

Art. 26 nowelizacji przewiduje, że jeśli przed jej wejściem w życie złożono na wskazanych w tym przepisie podstawach informację o schemacie innym niż transgraniczny, nie składa się informacji o jego stosowaniu. Jest to istotna podstawa oceny obowiązku MDR-3. Nie zastępuje jednak analizy odrębnego, niewykonanego zgłoszenia schematu [1].

Przykładowo w rejestrze spółki znajduje się wcześniej zgłoszony schemat krajowy. Aby uzasadnić decyzję dotyczącą informacji o stosowaniu, należy odszukać zgłoszenie, potwierdzenie jego złożenia oraz dokumenty pozwalające potwierdzić charakter uzgodnienia. Sam zapis w arkuszu „schemat krajowy” daje za mało informacji do odtworzenia decyzji.

Art. 24 – trzeba policzyć termin konkretnego obowiązku

Art. 24 zachowuje stosowanie dotychczasowych przepisów do obowiązków z dawnego art. 86b § 1 oraz art. 86c § 1 i 2, których termin wykonania upływa z dniem 30 października 2026 r. [1].

Nie należy zastępować tej przesłanki ogólnym stwierdzeniem „wszystkie sprawy ze stycznia–września”. W rejestrze trzeba wskazać zdarzenie uruchamiające obowiązek, podstawę prawną oraz sposób obliczenia terminu. Data podpisania umowy może być istotna, ale nie musi być jedyną datą rozstrzygającą.

Przy sprawach, w których termin już wcześniej upłynął, potrzebna jest osobna ocena skutków niewykonania obowiązku. Samo ograniczenie zakresu raportowania nie uzasadnia automatycznego oznaczenia każdej zaległej pozycji jako zamkniętej.

Dotychczasowy wspomagający wymaga ponownej kwalifikacji

Art. 23 dotyczy dotychczasowego wspomagającego, który według nowych przepisów staje się promotorem — wykonuje on obowiązki promotora. Przesłankę trzeba zatem zbadać dla konkretnej osoby lub podmiotu [1].

Przegląd warto oprzeć na faktycznie wykonanych czynnościach i posiadanej wiedzy. Przydatne będą zlecenia, zakres usług, korespondencja i dokumenty przekazane uczestnikom. Historyczna nazwa roli w umowie nie powinna zastępować analizy nowych przesłanek.

Checklista przeglądu MDR po zmianach

1. Zbierz otwarte sprawy. Uwzględnij także pozycje, których oceny jeszcze nie zakończono, a nie tylko schematy z nadanym NSP.
2. Odtwórz chronologię. Ustal daty udostępnienia, przygotowania do wdrożenia i pierwszej czynności związanej z wdrażaniem.
3. Sprawdź charakter uzgodnienia. Zachowaj uzasadnienie oceny elementu transgranicznego; zagraniczny kontrahent sam w sobie nie zastępuje pełnej kwalifikacji.
4. Oddziel obowiązki. Osobno oceń zgłoszenie schematu, informację o stosowaniu i inne obowiązki właściwe dla danej sprawy.
5. Zidentyfikuj uczestników. Ustal ich czynności i role przed zmianą oraz po zmianie prawa.
6. Uzgodnij historię zgłoszeń. Zbierz formularze, potwierdzenia, NSP i korespondencję z administracją.
7. Zastosuj przepis przejściowy. Wskaż konkretny artykuł i fakty, od których zależy jego zastosowanie.
8. Zapisz decyzję. Określ dalsze działanie, osobę odpowiedzialną i termin albo uzasadnienie zamknięcia sprawy.

Jest to proponowany sposób organizacji przeglądu. Nie oznacza, że każda wymieniona informacja stanowi osobny ustawowy obowiązek ewidencyjny.

Jak powinna wyglądać decyzja o zamknięciu sprawy

Zamiast ogólnej adnotacji „brak MDR po zmianach” warto wskazać numer sprawy, oceniany obowiązek, istotne daty, przepis przejściowy i dokumenty stanowiące podstawę wniosku. Ułatwia to późniejszą weryfikację oraz przekazanie sprawy innej osobie.

Jeżeli danych brakuje, lepszym rezultatem przeglądu jest określenie konkretnej informacji do uzupełnienia. Przykładowo: „należy potwierdzić datę złożenia pierwotnej informacji” albo „należy ustalić, kto udostępnił uzgodnienie”. Takie rozstrzygnięcie prowadzi do wykonania zadania.

Wsparcie ICT w przeglądzie obowiązków MDR

W Instytucie Cen Transferowych porządkujemy otwarte sprawy według dat, ról i przepisów przejściowych. Weryfikujemy historię raportowania, oceniamy dalsze obowiązki i przygotowujemy uzasadnienie decyzji. Przegląd kończy się listą działań możliwą do wykorzystania przez zespół podatkowy i osoby odpowiedzialne za raportowanie.

Praca zbiorowa ekspertów ICT.

Źródła

[1] Ustawa z 29 maja 2026 r. o zmianie ustawy — Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2026 poz. 846, w szczególności art. 23–26.

[2] Komunikat MF o nowej wersji systemu MDR od 1 października 2026 r.: https://mdr.mf.gov.pl/, dostęp z dnia 22.10.2026 r.