Wspólne korzystanie z nieruchomości przez kilka spółek

W grupach kapitałowych kilka spółek często korzysta z tej samej nieruchomości: biura, magazynu, hali, centrum logistycznego albo budynku wielofunkcyjnego. Jedna spółka może być właścicielem lub głównym najemcą, a pozostałe podmioty korzystają z części powierzchni, infrastruktury, mediów, recepcji, ochrony, parkingu lub zaplecza technicznego.

Podatkowo istotne jest, aby każda spółka ponosiła ekonomiczny ciężar odpowiadający rzeczywistemu korzystaniu z nieruchomości. Jeżeli jedna spółka finansuje koszty przypadające na inne podmioty, może powstać ryzyko zakwestionowania kosztów podatkowych albo doszacowania dochodu na podstawie art. 11c ustawy o CIT.

Model rozliczeń kosztów

Pierwszym krokiem jest ustalenie, na jakiej podstawie poszczególne spółki korzystają z nieruchomości. Może to być podnajem, umowa o wspólnym korzystaniu, refakturowanie kosztów, usługa kompleksowa albo model centrum administracyjnego. Każdy z tych modeli może być uzasadniony, jeżeli odpowiada rzeczywistemu przebiegowi zdarzeń.

Jeżeli jedna spółka jedynie technicznie przenosi koszty na pozostałe podmioty, odrębna marża może nie być właściwa. Jeżeli jednak wykonuje dodatkowe czynności administracyjne, zarządcze lub koordynacyjne, należy rozważyć, czy niezależny podmiot oczekiwałby wynagrodzenia za takie funkcje.

Klucze alokacji powinny odpowiadać rodzajowi kosztu

Klucz podziału kosztów powinien być dobrany do charakteru danego wydatku. Dla czynszu i kosztów powierzchni naturalnym punktem odniesienia jest metraż. Dla mediów lepsze może być rzeczywiste zużycie, a przy braku podliczników — liczba pracowników, stanowisk pracy, urządzeń albo inny miernik odzwierciedlający korzystanie.

Dla kosztów recepcji, ochrony, sprzątania części wspólnych i administracji właściwy może być udział w powierzchni, liczba użytkowników albo liczba pracowników. Dla miejsc parkingowych naturalnym kluczem jest liczba miejsc przypisana danej spółce. Dla remontów trzeba ustalić, czy dotyczą części wspólnych, powierzchni konkretnej spółki, czy elementów właścicielskich.

Jeden klucz dla wszystkich kosztów rzadko zapewnia rzetelny wynik. Z perspektywy podatkowej bezpieczniejszy jest model, w którym różne kategorie kosztów są alokowane według różnych, uzasadnionych mierników.

Brak podliczników i dane szacunkowe

Brak podliczników nie oznacza, że kosztów nie można podzielić. Wymaga jednak przyjęcia racjonalnego i możliwego do obrony klucza. Może nim być liczba pracowników, liczba stanowisk, udział w powierzchni, liczba urządzeń albo inny miernik odpowiadający zużyciu danego medium.

Ważne jest, aby klucz nie był arbitralny. Powinien wynikać z dostępnych danych i być stosowany konsekwentnie. Jeżeli po pewnym czasie pojawiają się lepsze dane, np. z nowych liczników albo systemów kontroli dostępu, model alokacji powinien zostać zaktualizowany.

Roczne korekty alokacji

Model podziału kosztów powinien uwzględniać zmiany zachodzące w ciągu roku. Liczba pracowników, zajmowana powierzchnia, zużycie mediów, liczba miejsc parkingowych i zakres korzystania z części wspólnych mogą się zmieniać. Jeżeli rozliczenia są dokonywane na podstawie danych planowanych, konieczne może być ich skorygowanie po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

Brak korekt może powodować, że model początkowo rynkowy po pewnym czasie przestaje odzwierciedlać rzeczywiste korzystanie z nieruchomości. Dla zarządu oznacza to ryzyko finansowania kosztów innych podmiotów albo przerzucania kosztów w sposób nieuzasadniony ekonomicznie.

Interes konkretnej spółki

Każda spółka uczestnicząca w modelu powinna móc wykazać, że ponoszone koszty odpowiadają jej własnemu korzystaniu z nieruchomości. Jeżeli spółka płaci część kosztów recepcji, ochrony, mediów lub administracji, powinna być w stanie wyjaśnić, w jaki sposób korzysta z tych świadczeń.

Argument, że koszty są wspólne dla całej grupy, nie zastępuje analizy na poziomie konkretnego podatnika. Dla celów art. 15 ust. 1 ustawy o CIT istotny jest związek kosztu z działalnością tej spółki, która go rozpoznaje.

VAT przy przenoszeniu kosztów

Na gruncie VAT należy ustalić, czy przenoszenie kosztów stanowi element usługi najmu, odrębne świadczenie, refakturowanie czy część usługi administracyjnej. Kwalifikacja wpływa na podstawę opodatkowania, stawkę, moment powstania obowiązku podatkowego i sposób fakturowania.

Jeżeli strony są powiązane, a wynagrodzenie odbiega od wartości rynkowej, znaczenie może mieć art. 32 ustawy o VAT.

Sygnały ostrzegawcze dla zarządu

Dodatkowej analizy wymagają sytuacje, w których wszystkie koszty są dzielone jednym kluczem, brak jest danych źródłowych, model nie przewiduje korekt rocznych, koszty mediów są alokowane bez związku ze zużyciem, a jedna spółka ponosi koszty powierzchni lub infrastruktury używanej przez inne podmioty.

Ryzyko wzrasta, gdy rozliczenia są prowadzone na podstawie uproszczeń przyjętych wiele lat wcześniej i nie zostały zaktualizowane mimo zmian w strukturze grupy lub sposobie korzystania z nieruchomości.

Podsumowanie

Podział kosztów wspólnej nieruchomości powinien być oparty na mierzalnych danych, różnych kluczach dla różnych kategorii kosztów i okresowej weryfikacji. Dla zarządu najważniejsze jest wykazanie, że spółka ponosi koszty odpowiadające jej własnemu korzystaniu z nieruchomości, a nie finansuje działalności innych podmiotów z grupy.

Praca zbiorowa ekspertów ICT

Podstawy prawne:

art. 11a, art. 11c, art. 11d, art. 11k, art. 11q, art. 15 ust. 1 ustawy o CIT; art. 8, art. 29a, art. 32 ustawy o VAT.