Od 1 stycznia 2026 r. osoby wykonujące wolne zawody będą zobowiązane do stosowania nowych regulacji w zakresie prowadzenia ewidencji przychodów oraz wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Minister Finansów planuje wprowadzenie nowego rozporządzenia, które uchyli obecnie obowiązujące przepisy, tj. rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych[1] (dalej: „aktualne rozporządzenie”). Nowemu rozporządzeniu towarzyszyć będą zmiany w ustawie z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej: „ustawa o ryczałcie”)[2].
Prowadzenie ewidencji przy użyciu programów komputerowych
Zgodnie z nowymi przepisami, podstawowym sposobem prowadzenia ewidencji przychodów oraz wykazu środków trwałych będzie stosowanie programów komputerowych. Minister Finansów będzie mógł określić grupy podmiotów, które będą zwolnione z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu programów komputerowych lub przesyłania tych ewidencji drogą elektroniczną.
Efektywność JPK EWP (jednolity plik kontrolny dla ewidencji przychodów)
W celu zwiększenia efektywności wykorzystania struktury JPK EWP, planuje się rezygnację z możliwości ewidencjonowania przychodów na podstawie ewidencji sprzedaży prowadzonej dla celów podatku VAT. Ponadto, w katalogu dowodów księgowych zostaną wyłączone dzienne zestawienia dowodów sporządzane do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem. Podatnik będzie zobowiązany do wprowadzania zapisów pojedynczo, bezpośrednio do ewidencji, która co do zasady będzie prowadzona w formie elektronicznej.
Poszerzenie katalogu danych
Nowe przepisy przewidują rozszerzenie katalogu danych, które powinny znaleźć się w wykazie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Zostaną one wzbogacone o:
- datę wytworzenia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
- numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
- numer dowodu, na podstawie którego przyjęto do używania dany środek trwały lub wartość niematerialną lub prawną,
- rodzaj dowodu stwierdzającego nabycie, wytworzenie lub wykreślenie z wykazu.
Warto podkreślić, że zarówno numer identyfikacji podatkowej, jak i numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur będzie wskazywany w odniesieniu do poszczególnych zdarzeń ujętych w księgach w formie zapisu. Dane dotyczące środków trwałych będą wykazywane dla poszczególnych środków trwałych wprowadzonych do wykazu (tak samo dla wartości niematerialnych i prawnych).
Wzór ewidencji
Zgodnie z nowymi przepisami, wzór ewidencji przychodów zostanie uzupełniony o dodatkowe kolumny. W jednej z nich (kolumna nr 4) podatnik będzie wpisywał numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Kolejna (kolumna nr 6) będzie przeznaczona na identyfikator podatkowy kontrahenta. Obowiązek identyfikacji kontrahenta nie dotyczy jednak zapisów dotyczących przychodów, które są dokonywane na podstawie dowodów wewnętrznych i raportów fiskalnych.
Przesyłanie ewidencji lub wykazu do właściwego naczelnika urzędu skarbowego
W przypadku spółki niebędącej osobą prawną, ewidencja lub wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych będzie musiała być przesyłana naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku prowadzenia działalności w więcej niż jednym miejscu – naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca siedziby.
W przypadku, gdy nie jest możliwe ustalenie właściwości naczelnika urzędu skarbowego, właściwość tę ustala się według miejsca zamieszkania jednego ze wspólników.
Podmioty prowadzące ewidencję lub wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane przesyłać do urzędu skarbowego tę ewidencję i wykaz:
1) według stanu na ostatni dzień:
a) miesiąca – w przypadku gdy stanowią podstawę ustalania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wpłacanego miesięcznie,
b) kwartału – w przypadku gdy stanowią podstawę ustalania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wpłacanego kwartalnie
– w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po upływie odpowiednio tego miesiąca albo kwartału oraz
2) po zakończeniu roku podatkowego – w terminie do dnia upływu terminu określonego dla złożenia zeznania – za pomocą środków komunikacji elektronicznej w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 ustawy – Ordynacja podatkowa, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3 ustawy – Ordynacja podatkowa.
Podsumowanie
Powyższe zmiany wprowadzą nowe zasady prowadzenia ewidencji przychodów oraz wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, które będą miały istotny wpływ na codzienne obowiązki osób wykonujących wolne zawody. Ważne jest, aby w odpowiednim czasie zapoznać się z nowymi regulacjami i dostosować swoje działania do nadchodzących wymagań.
Projekt rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych jest dostępny na stronie RCL (<<KLIK>>).
