Zgodnie z art. 4a pkt 12 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych certyfikat rezydencji jest zaświadczeniem o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnik.
Certyfikat rezydencji przybiera formę ex-post, tj. dokumentuje stan faktyczny.
Przepisy nie określają szczegółowo formy ani treści certyfikatu.
Ma to swoje uzasadnienie z uwagi na fakt, iż nie ma możliwości uregulowania w polskim prawie podatkowym zagadnień związanych z formą wydawania dokumentów urzędowych przez zagraniczne administracje podatkowe.
W umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania również nie określają obowiązującej formy zaświadczenia o miejscu zamieszczania lub siedziby, co oznacza iż certyfikat rezydencji nie zawsze jest wydawany na sformalizowanym druku, jak również nie musi zawierać nazwy ?certyfikat rezydencji?.
Sama konstrukcja przepisu wskazuje, iż certyfikat rezydencji powinien spełniać przynajmniej poniższe warunki:
- zostać wydany przez właściwą administrację podatkową,
- określać miejsce rezydencji (miejsce zamieszkania bądź siedziby) podatnika dla celów podatkowych,
- zawierać datę wydania dokumentu lub okres jego ważności.
Certyfikat rezydencji może zostać sporządzony w dowolnym języku.
Należy również pamiętać iż uznaje się, iż wymóg posiadania certyfikatu rezydencji będzie spełniony wyłącznie w sytuacji posiadania przez płatnika dokumentu o charakterze zaświadczenia.
Inne dokumenty np. decyzje podatkowe pomimo iż mogą zawierać w treści wskazanie rezydencji podatkowej zagranicznego kontrahenta nie mogą być uznane za stricte certyfikaty rezydencji w sytuacji, w której przepisy podatkowe dane państwa umożliwiają uzyskanie przez podatnika certyfikatu rezydencji w formie odrębnego zaświadczenia.
Autor: Beata Rawa ? Transfer Pricing Manager