Zarówno w definicji certyfikatu rezydencji ani w innych przepisach ustaw podatkowych, nie określono w jakiej formie (papierowej czy elektronicznej) certyfikat powinien być dostarczony do organu podatkowego. Wskazuje się jedynie, aby dokumenty urzędowe, w tym certyfikat rezydencji, spełniały warunki określone w art. 194 § 1 Ordynacji podatkowej.
Administracje podatkowe w różnych państwach wystawiają certyfikaty rezydencji w formie papierowej, elektronicznej lub w obu tych formach. Polskie organy podatkowe uznają te formy certyfikatów za zgodne z przepisami ustaw o podatkach dochodowych, o ile w świetle regulacji innego państwa określona forma certyfikatu jest prawnie dopuszczona.
Zgodnie z art. 26 ust. 1n UoCIT, miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych może zostać potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.
