Przesłankami do składania do urzędu skarbowego informacji ORD-W1 są dokonywane przez podmioty zagraniczne niebędące rezydentami polskimi wypłaty osobom fizycznym wykonującym pracę na rzecz krajowych osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
Obowiązek składania informacji powstanie jeżeli:
-
- w związku z umowami o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz innymi ratyfikowanymi umowami międzynarodowymi, których stroną jest Polska może to mieć wpływ na powstanie obowiązku podatkowego lub wysokość zobowiązania podatkowego osób otrzymujących wynagrodzenie;
- podmiot będący nierezydentem bezpośrednio lub pośrednio bierze udział w zarządzaniu lub kontroli podmiotu, którego dotyczy obowiązek informacyjny, albo posiada udział w kapitale tego podmiotu uprawniający do co najmniej 25% wszystkich praw głosu.
Z uwagi na występowanie tzw. alternatywy zwykłej w regulacjach dotyczących obowiązków informowania o wynagrodzeniu wypłacanym nierezydentowi podmiot spełniający co najmniej jeden z warunków określonych tym przepisem podlega obowiązkowi informacyjnemu.
Informacja przesyłana jest przez osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą do urzędu skarbowego, w terminie do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym nierezydent rozpoczął wykonywanie pracy.